Atrio
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AI technology for community association management · FloridaTecnología con IA para la gestión de comunidades · Florida

An AI back office for community association management.Un back office con IA para la gestión de comunidades.

Atrio learns each community's documents and each manager's judgment. It answers residents day and night, by phone, text or video, and prepares the paperwork that fills a manager's week: board packages, minutes, letters and the website Florida law requires. Every result reaches the manager ready to approve, with its source alongside. Atrio aprende los documentos de cada comunidad y el criterio de cada gestor. Atiende a los vecinos de día y de noche, por teléfono, por escrito o por vídeo, y prepara el papeleo que llena la semana de un gestor: paquetes de junta, actas, cartas y la web que exige la ley de Florida. Cada resultado le llega al gestor listo para aprobar, con su fuente al lado.

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  • English and SpanishInglés y español
  • Residents answered 24/7Vecinos atendidos 24 horas
  • Florida law built inCon la ley de Florida dentro
  • Works alongside the firm's softwareJunto al programa de la gestora

The technologyLa tecnología

Atrio prepares. The manager decides.Atrio prepara. El gestor decide.

Atrio is built from four pieces that work together inside each management firm. Each one is set up with that firm's documents, channels and way of working.Atrio se compone de cuatro piezas que trabajan juntas dentro de cada gestora. Cada una se monta con los documentos, los canales y la forma de trabajar de esa gestora.

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The firm's brainEl cerebro de la gestora

Everything the office knows, in one place: each community's declaration and rules, minutes, contracts, vendors by type of repair, emergency contacts and legal dates. And what only the manager knows: what counts as urgent, who to call for each thing and how each board president likes to be answered.Todo lo que sabe la oficina, en un solo sitio: la declaración y las normas de cada comunidad, las actas, los contratos, los proveedores por tipo de avería, los teléfonos de urgencia y las fechas legales. Y lo que solo sabe el gestor: qué es urgente, a quién llamar para cada cosa y cómo quiere que se conteste a cada presidente.

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The inputsLas entradas

Wherever the work comes in: the phone, email, WhatsApp and text messages, documents, the association website Florida requires and the management software the firm already uses. Atrio works alongside that software and doesn't replace it.Por donde llega el trabajo: el teléfono, el correo, WhatsApp y SMS, los documentos, la web que la ley de Florida exige a la comunidad y el programa de gestión que ya usa la gestora. Atrio trabaja al lado de ese programa y no lo sustituye.

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The agentsLos agentes

One agent per job. Each reads what comes in, checks the brain and prepares the result: the reply to a resident, the letter, the work order for a vendor or the alert to the manager. Every draft cites the exact article it relies on.Un agente por trabajo. Cada uno lee lo que entra, consulta el cerebro y prepara el resultado: la respuesta al vecino, la carta, la orden de trabajo al proveedor o el aviso al gestor. Cada borrador cita el artículo exacto en el que se apoya.

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The inboxLa bandeja

Each result reaches the manager the right way: an emergency, as a call or a text; a decision, on WhatsApp; prepared work, in the morning email, where it's approved or corrected with a reply. The office team reviews everything in one panel.Cada resultado le llega al gestor por la vía adecuada: una urgencia, con una llamada o un SMS; una decisión, por WhatsApp; el trabajo preparado, en el correo de la mañana, donde se aprueba o se corrige contestando. El equipo de la oficina lo revisa todo en un panel.

It learns from every correction. When the manager corrects a draft, Atrio turns that correction into a rule, once the manager confirms it. The more the office uses it, the more it gets right. Aprende de cada corrección. Cuando el gestor corrige un borrador, Atrio convierte esa corrección en una regla, después de confirmársela. Cuanto más lo usa la oficina, más acierta.

Front desk · Resident serviceRecepción · Atención a vecinos

A front desk open day and nightUna recepción abierta de día y de noche

Residents reach the office the way they always have. Atrio's assistant answers in English and Spanish, at any hour, with each community's rules and documents. What the rules answer, it answers. What needs the manager reaches the manager the right way.Los vecinos contactan con la oficina como siempre. El asistente de Atrio les atiende en inglés y en español, a cualquier hora, con las normas y los documentos de cada comunidad. Lo que resuelven las normas, lo resuelve. Lo que le toca al gestor, le llega por la vía adecuada.

PhoneTeléfono

The office line can be forwarded at any time: at night, on weekends, during a board meeting or all day. Every call is answered under the office's name.La línea de la oficina se desvía cuando se quiera: por la noche, el fin de semana, durante una junta o todo el día. Cada llamada se atiende a nombre de la oficina.

TextMensajes

WhatsApp, text messages, email and a chat on the community website. Replies come with the right document attached, such as the pool rules or the move-in form.WhatsApp, SMS, correo y un chat en la web de la comunidad. Las respuestas llevan adjunto el documento que toca, como las normas de la piscina o el formulario de mudanza.

VideoVídeo

For residents who'd rather talk face to face: video calls from their phone, or a screen in the lobby that works as a front desk around the clock.Para los vecinos que prefieren hablar cara a cara: videollamada desde el móvil o una pantalla en el portal que hace de recepción a todas horas.

Answered from the rulesResuelto con las normas

Hours, rules, fees and where to find a document: answered on the spot, quoting the rule.Horarios, normas, cuotas y dónde está un documento: se contesta en el momento, citando la norma.

EmergenciesUrgencias

A leak, a flood or a gate that won't open: it calls the manager on duty right away, day or night.Una fuga, una inundación o una puerta que no abre: llama al gestor de guardia en el momento, de día o de noche.

Manager decisionsDecisiones del gestor

Anything that needs the manager's judgment arrives on WhatsApp, with the whole context in one message.Lo que necesita su criterio le llega por WhatsApp, con todo el contexto en un mensaje.

Requests, readySolicitudes, preparadas

A repair, an architectural request or a document: not a message to call back, but the request ready to approve.Una reparación, una solicitud de obra o un documento: no llega un recado, llega la solicitud lista para aprobar.

Everything elseTodo lo demás

One email every morning with every conversation, so nothing gets lost.Un correo cada mañana con todas las conversaciones, para que no se pierda nada.

The assistant introduces itself as the office's virtual assistant and never pretends to be a person. It never promises what only the manager can decide: dates, approvals or exceptions. The office chooses the hours, the channels and what it may answer.El asistente se presenta como el asistente virtual de la oficina y nunca se hace pasar por una persona. Nunca promete lo que solo puede decidir el gestor: fechas, aprobaciones o excepciones. La oficina elige el horario, los canales y lo que puede contestar.

The agentsLos agentes

The office work of a management firmEl trabajo de oficina de una gestora

Each job has its own agent, set up with the firm's communities and with Florida law. They're switched on one at a time, starting with whatever takes the office the most hours.Cada trabajo tiene su agente, montado con las comunidades de la gestora y con la ley de Florida. Se activan de uno en uno, empezando por lo que más horas le quita a la oficina.

Board meetingsJuntas

  • Agenda and statutory noticeOrden del día y convocatoria legal
  • Board package with the documentsPaquete de junta con la documentación
  • Meeting recorded on video, minutes and filingGrabación en vídeo de la junta, acta y archivo
  • Follow-up list of what was decidedLista de seguimiento de lo acordado

Owner communicationsComunicación con propietarios

  • Notices, reminders and newslettersAvisos, recordatorios y boletines
  • Every notice in English and SpanishCada comunicado, en inglés y en español
  • Replies to owner emails, ready to sendRespuestas a los correos de propietarios, listas para enviar

Website and legal calendarWeb obligatoria y calendario legal

  • The association website Florida law requires, set up where it's missingLa web de la comunidad que exige la ley de Florida, montada donde falte
  • Every document posted within its deadlineCada documento publicado dentro de su plazo
  • A calendar of every legal date, with a reminder before each oneUn calendario con cada fecha legal y un aviso antes de cada una
  • The yearly state filing for each condominium, preparedEl alta anual de cada condominio ante el estado, preparada

Violations and architectural requestsInfracciones y solicitudes de obra

  • Inspection rounds with photos, and the letter readyRondas de inspección con fotos y la carta preparada
  • Courtesy and violation letters, checked against Florida lawCartas de cortesía y de infracción, comprobadas con la ley de Florida
  • Tracking each case until it's closedSeguimiento de cada caso hasta cerrarlo
  • Reviewing architectural requests against the rulesRevisión de solicitudes de obra contra las normas

Late payersMorosos

  • Reminder letters before the case goes to a lawyerCartas de recordatorio antes de pasar al abogado
  • Status list for the boardLista de situación para la junta

Vendors and recordsProveedores y documentos

  • Requests for quotes and bid comparisonsCotizaciones de proveedores y comparación
  • Vendor insurance certificate trackingControl de los seguros de proveedores
  • Owner records requestsSolicitudes de documentos de propietarios

Building projectsProyectos del edificio

  • Milestone inspections and reserve studies: engineers, quotes and deadlinesInspecciones por antigüedad y estudios de reservas: ingenieros, presupuestos y plazos
  • Hurricane season checklist for each buildingLista de preparación para la temporada de huracanes de cada edificio
  • Insurance renewal: documents gathered and quotes compared for the boardRenovación del seguro: documentación reunida y ofertas comparadas para la junta

Sales and new ownersCompraventas y nuevos propietarios

  • Document packages for buyersPaquete de documentos para el comprador
  • Lender questionnaires drafted for the manager's signatureCuestionarios del banco preparados para la firma del gestor
  • Sale and lease applications checked for missing itemsSolicitudes de compra y alquiler revisadas para que no falte nada
  • Welcome packets for new ownersPaquete de bienvenida para nuevos propietarios

Reports and invoicesInformes y facturas

  • Monthly report for the boardInforme mensual para la junta
  • Vendor invoices coded and ready for approval (Atrio never moves money)Facturas de proveedores listas para aprobar (Atrio nunca mueve dinero)
  • Scanning and filing of association recordsDigitalización y archivo de los documentos de la asociación

How it starts in a firmCómo se implanta en una gestora

One job at a time, with nothing changed on day oneUn trabajo cada vez, sin tocar nada el primer día

It listens firstPrimero escucha

For the first two weeks, Atrio only reads. It counts what comes in through each channel, who sends it and how long it takes. That's the "before" to measure against, and it shows which job to start with.Las dos primeras semanas Atrio solo lee. Cuenta lo que entra por cada canal, quién lo manda y cuánto tiempo se lleva. Es el «antes» con el que se mide el después, y dice por qué trabajo empezar.

One job, end to endUn trabajo, de punta a punta

The four pieces are set up for that one job, so the office gets something useful in weeks, not months. Then comes the next job, and the brain grows with each one.Las cuatro piezas se montan para ese trabajo, así que la oficina recibe algo útil en semanas y no en meses. Después llega el siguiente, y el cerebro crece con cada uno.

Everything reviewedTodo revisado

Each job starts with every result reviewed before it goes out. Nothing reaches a board or a resident without the office's approval.Cada trabajo empieza con todo revisado antes de salir. Nada llega a una junta ni a un vecino sin el visto bueno de la oficina.

Autonomy is earnedLa autonomía se gana

A job runs on its own, keeping a full record, only after weeks without corrections and with the manager's agreement. What Florida law reserves to licensed managers never runs on its own: Atrio prepares it and the manager signs.Un trabajo pasa a hacerse solo, dejando constancia, cuando lleva semanas sin correcciones y el gestor está de acuerdo. Lo que la ley de Florida reserva al gestor con licencia nunca se hace solo: Atrio lo prepara y el gestor firma.

PrinciplesPrincipios

Built so the manager stays in chargeHecho para que el gestor siga al mando

Every draft shows its sourceCada borrador enseña su fuente

Next to each draft, the exact article of the declaration, the rules or the statute it comes from, highlighted. Checking it takes seconds.Al lado de cada borrador, el artículo exacto de la declaración, de las normas o de la ley del que sale, resaltado. Comprobarlo lleva segundos.

Florida law built inLa ley de Florida, dentro

Violation letters are checked against Florida's condominium and HOA statutes before they reach the manager, and every legal date carries its deadline and the article it comes from.Las cartas de infracción se comprueban con la ley de condominios y de urbanizaciones de Florida antes de llegar al gestor, y cada fecha legal lleva su plazo y el artículo del que sale.

Bilingual by designBilingüe desde el diseño

It answers in the language each resident speaks, English or Spanish, and switches when they do. Every notice can go out in both.Contesta en el idioma de cada vecino, inglés o español, y cambia cuando él cambia. Cada comunicado puede salir en los dos.

Each firm's data, kept apartLos datos de cada gestora, aparte

Each firm has its own brain, kept separate from every other firm's and used only for its own work.Cada gestora tiene su propio cerebro, separado del de las demás y usado solo para su trabajo.

What Atrio never doesLo que Atrio no hace nunca

Atrio is not a management company and doesn't act as one. It never moves association money, never issues estoppel certificates and never makes a decision that belongs to the manager. Meeting notices, statutory deadlines and anything that needs a license are prepared by Atrio and signed by the manager. Atrio no es una gestora ni actúa como tal. Nunca mueve el dinero de la comunidad, nunca emite certificados de deuda (estoppel) y nunca toma una decisión que le toque al gestor. Las convocatorias, los plazos legales de las juntas y todo lo que requiere licencia lo prepara Atrio y lo firma el gestor.

Jaime López Rosal, fundador de Atrio

AboutQuiénes somos

Who's behind AtrioQuién está detrás de Atrio

I'm Jaime López Rosal, the founder of Atrio. I've spent eight years building companies from scratch. The latest is a financial technology company I built without investors, where I set up AI systems that handle much of the office work, always with a person reviewing it. Soy Jaime López Rosal, el fundador de Atrio. Llevo ocho años creando empresas desde cero. La última, una empresa de tecnología financiera que construí sin inversores y en la que monté sistemas de IA que llevan buena parte del trabajo de oficina, siempre con una persona que lo revisa.

Atrio comes from seeing the same thing in community association management: licensed managers who know their boards and their owners, spending their evenings on minutes, letters and emails. That paperwork is necessary, but it isn't what makes a manager good. What makes a manager good is being available, making good decisions and looking after their communities. Atrio nace de ver lo mismo en las gestoras de comunidades: gestores con licencia, que conocen a sus juntas y a sus vecinos, pasando las tardes con actas, cartas y correos. Ese papeleo es necesario, pero no es lo que hace bueno a un gestor. Lo que lo hace bueno es estar disponible, decidir bien y cuidar a sus comunidades.

That's why Atrio doesn't replace a firm's software, and it isn't a management company. It's the technology behind the back office: it learns how each firm works and does the office work the way that firm would, so its managers can spend their time on their communities. I speak English and Spanish, and I work directly with every firm where Atrio is set up. Por eso Atrio no sustituye el programa de la gestora ni es una gestora. Es la tecnología que hay detrás del back office: aprende cómo trabaja cada gestora y hace el trabajo de oficina como lo haría ella, para que sus gestores dediquen su tiempo a sus comunidades. Hablo español e inglés, y trabajo directamente con cada gestora donde se monta Atrio.

See Atrio workingVea Atrio funcionando

In twenty minutes: a real call to the assistant, a manager's morning inbox and a community set up from its own documents.En veinte minutos: una llamada real al asistente, la bandeja de la mañana de un gestor y una comunidad dada de alta con sus propios documentos.

Request a demoPedir una demostración jaime@atriodesk.com